Súmula: Estabelece critérios e objetivos para a digitalização e armazenamento em meio eletrônico óptico ou equivalente a reprodução de documentos públicos no âmbito do Município de Marialva.

Art. 1º Institui critérios sobre a digitalização, o armazenamento em meio eletrônico, óptico ou equivalente e a reprodução de documentos públicos e privados serão regulados pelo disposto nesta Lei.

§ 1º Entende-se por digitalização a conversão da imagem de documento em código digital.

§ 2º Incluem-se entre os documentos de que trata esta Lei os documentos que já estejam ou que venham a estar sob a guarda de órgãos e entidades da Administração Pública do Município de Marialva.

Art. 2º.  O documento digitalizado produzido a partir do processo de digitalização disciplinado em regulamento terá o mesmo valor legal, para todos os fins de direito, do documento não digital que lhe deu origem.

§ 1º O documento digitalizado produzido por órgão ou entidade da Administração Pública na forma desta Lei  e as respectivas reproduções são dotados de fé pública.

§ 2º O valor probatório do documento digitalizado não se aplica ao documento cujo porte ou apresentação sejam exigidos por lei.

Art. 3º.  A Administração Pública deverá preservar os documentos não digitais avaliados e destinados à guarda permanente, conforme previsto na Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, ainda que também armazenados em meio eletrônico, óptico ou equivalente.

§ 1º Os documentos, mesmo em tramitação, poderão ser digitalizados para inserção em sistemas informatizados de produção e tramitação de documentos digitais.

§ 2º Os documentos digitalizados deverão ser inseridos e armazenados em sistemas informatizados de produção e tramitação que garantam de forma contínua sua preservação e integridade e o acesso a eles.

Art. 4º. O processo de digitalização deverá ser realizado conforme regulamento, ouvido o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), de forma a assegurar a fidedignidade, a confiabilidade, a integridade, a autenticidade e, se necessário, a confidencialidade do documento digitalizado, com o emprego de certificado digital emitido pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil ou de outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica previsto em decreto municipal a ser regulamento pelo prefeito.

§ 1º Os meios de armazenamento dos documentos digitais deverão protegê-los de acesso, uso, alteração, reprodução e destruição não autorizados.

§ 2º A digitalização de documentos pela Administração Pública será concluída mediante a lavratura de termo próprio, certificado mediante o emprego de certificado digital emitido pela ICP-Brasil ou de outro meio previsto em regulamento que garanta a identificação da autoria do documento.

§ 3º Os documentos não digitais, inclusive em tramitação, que deram origem a documentos digitalizados, quando avaliados e destinados à eliminação, serão eliminados conforme procedimento específico, na forma de regulamento.

§ 4º No caso de o órgão ou a entidade responsável contratar empresa para realização de processo de digitalização, o termo de lavratura deverá ser certificado mediante o emprego de certificado digital emitido pela ICP-Brasil.

§ 5º A impugnação motivada sobre a fidedignidade do documento digitalizado atribuirá ao órgão ou à entidade que o digitalizou o ônus da prova da adequação do processo de digitalização ao regulamento.

Art. 5º. O documento digitalizado na forma desta Lei deverá ser armazenado em meio eletrônico, óptico ou equivalente que garanta confiabilidade, preservação a longo prazo, recuperação e acesso, com indexação que possibilite a sua precisa localização, e deverá permitir a posterior conferência da regularidade das etapas do processo de digitalização.

§ 1º Ao documento digitalizado deverão ser associados elementos descritivos que permitam sua identificação e o acesso para aferição de sua integridade.

§ 2º Os procedimentos de segurança, armazenamento e preservação do documento digitalizado deverão ser realizados de acordo com regulamento.

§ 3º O formato de arquivo do documento digitalizado deverá ser interoperável, salvo disposição em contrário em regulamento, independente de plataforma tecnológica, e permitir a inserção de metadados.

Art. 6º. Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação.

Edifício Dr. Jerson Caponi de Melo, Sala das Sessões da Câmara Municipal de Marialva, Estado do Paraná, em 24 de setembro de 2020.

Vereador autor: Wesley Henrique de Araujo.

Aprovado por unanimidade em 1ª, 2ª e 3ª discussões e votações, inclusive o regime de urgência e a dispensa do interstício, em 28 de setembro de 2020.

Edifício Dr. Jerson Caponi de Melo, Sala das Sessões da Câmara Municipal de Marialva, Estado do Paraná, em 29 de setembro de 2020.

Ricardo A. Vendrame

Presidente

Josiane Luiz da Silva

1ª Secretária

Paulo Barbado

2º Secretário

JUSTIFICATIVA

A presente lei estabelece critérios e objetivos para a digitalização e armazenamento em meio eletrônico óptico ou equivalente à reprodução de documentos públicos.

Manter um papel impresso em silos documentais não é seguro, seja pela ação do tempo, erro humano, sabotagem, chuvas, incêndios ou mesmo pequenos acidentes, como o derramamento de líquidos. O simples manuseio não especializado pode causar danos irreversíveis aos documentos.

Fazer a correta gestão de documentos e arquivos em qualquer organização é o desafio a ser superado. A gestão de documentos consiste em organizar, catalogar, rastrear e armazenar documentos impressos ou digitais, facilitando a localização dos mesmos em caso de necessidade.

O correto gerenciamento dos documentos e arquivos de uma organização mapeia todos os documentos obrigatórios e não obrigatórios gerados, dispondo de um plano para manter dados sempre disponíveis e seguros para todos os colaboradores.

Diante do exposto, solicito a aprovação aos Nobres Pares.

Wesley Henrique de Araujo

Vereador Autor