Dispõe sobre a Política de Gestão, Digitalização e Preservação de Documentos da Câmara Municipal de Jaraguá do Sul e dá outras providências.                   

Art. 1º. Esta Lei institui a Política de Gestão, Digitalização e Preservação de Documentos da Câmara Municipal de Jaraguá do Sul, em conformidade com a Lei Federal nº 8.159, de 7 de janeiro de 1991, e o Decreto Federal nº 10.278, de 18 de março de 2020.

Art. 2º. São objetivos desta Política:

I - Modernizar a administração e os processos internos da Câmara Municipal;

II - Otimizar o espaço físico destinado ao arquivo de documentos;

III - Garantir o acesso à informação de forma ágil e eficiente;

IV - Preservar a memória institucional do Poder Legislativo Municipal;

V - Assegurar a autenticidade, integridade e validade jurídica dos documentos digitais.

Art. 3º. Para os efeitos desta Lei, consideram-se:

I - Documento Digitalizado: a representação digital de um documento físico, obtida por meio de processo de digitalização;

II - Assinatura Digital: dados em formato eletrônico que se ligam ou se associam a outros dados em formato eletrônico e que são utilizados pelo signatário para assinar, com certificado digital padrão ICP-Brasil;

III - Gestão de Documentos: o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente;

IV - Tabela de Temporalidade: instrumento de gestão documental que define prazos de guarda e destinação final dos documentos;

V - Documento de Valor Histórico: documento que, por seu conteúdo, forma ou contexto, possui relevância para a memória e a história da instituição ou da sociedade.

CAPÍTULO II

DA GESTÃO DE DOCUMENTOS E DA DIGITALIZAÇÃO

Art. 4º. A Política de Gestão, Digitalização e Preservação de Documentos abrangerá todos os documentos produzidos e recebidos pela Câmara Municipal de Jaraguá do Sul, incluindo, mas não se limitando a, processos legislativos, administrativos e contábeis.

Art. 5º Fica instituída, no âmbito da Câmara Municipal de Jaraguá do Sul, a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD), composta por um representante de cada um dos seguintes setores: LGPD, Procuradoria Jurídica, Administrativo, Atos Legislativos, Contabilidade, Comunicação e Tecnologia da Informação, a ser designada pela presidência competindo-lhe:

I - definir a tabela de temporalidade dos documentos, fixando os prazos de guarda e a respectiva destinação final;

II - autorizar o descarte de documentos físicos que não apresentem valor histórico, após sua digitalização e validação, em conformidade com a legislação vigente;

III - acompanhar e fiscalizar a execução da presente Política.

Art. 6º. A digitalização de documentos deverá seguir os padrões técnicos estabelecidos no Decreto Federal nº 10.278, de 2020, garantindo a integridade, a autenticidade e a rastreabilidade dos documentos digitais.

Art. 7º. Os documentos digitalizados, para terem validade jurídica, deverão ser assinados eletronicamente com certificado digital padrão ICP-Brasil, conforme o Art. 5º do Decreto Federal nº 10.278, de 2020, assegurando a autoria e a integridade do documento.

Art. 8º. É obrigatória a associação de metadados aos documentos digitalizados, em conformidade com o Anexo II do Decreto Federal nº 10.278, de 2020, para facilitar a indexação, busca, gerenciamento e preservação da informação.

CAPÍTULO III

DO ARMAZENAMENTO E DA PRESERVAÇÃO

Art. 9º. Os documentos digitalizados deverão ser armazenados em Repositório Digital Confiável, que garanta a segurança contra alteração, destruição e acesso não autorizado, bem como a sua disponibilidade e recuperabilidade.

Art. 10. A Câmara Municipal de Jaraguá do Sul definirá estratégias para a preservação a longo prazo dos documentos digitais, incluindo a atualização de formatos e mídias, a fim de garantir a sua acessibilidade contínua.

Art. 11. Os documentos identificados como de valor histórico, mesmo após digitalizados, deverão ter seus originais físicos preservados em condições adequadas, no patrimônio histórico, conforme as diretrizes da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD).

CAPÍTULO IV

DO ACESSO E DA TRANSPARÊNCIA

Art. 12. Os documentos digitalizados, respeitadas as restrições legais de sigilo, estarão disponíveis para consulta pública online, em conformidade com a Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011 (Lei de Acesso à Informação - LAI).

Art. 13. Os setores competentes da Câmara Municipal de Jaraguá do Sul serão responsáveis por gerenciar o acesso aos documentos digitais e garantir a segurança da informação, em observância às normas de proteção de dados.

CAPÍTULO V

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 14. Fica o Poder Executivo Municipal autorizado a abrir créditos adicionais e a realizar as adequações orçamentárias necessárias para a execução desta Lei, incluindo contratação de empresa, a aquisição de equipamentos, softwares e o treinamento de pessoal.

Art. 15. A Câmara Municipal de Jaraguá do Sul estabelecerá, por meio de ato próprio, o cronograma para a digitalização do acervo existente e para a implementação completa desta Política.

Art. 16. Ficam revogadas as disposições em contrário.

Art. 17. Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação.

JUSTIFICATIVA

A presente proposição legislativa visa instituir uma política moderna e eficiente para a gestão de documentos na Câmara Municipal de Jaraguá do Sul, alinhada às melhores práticas e à legislação federal vigente, notadamente a Lei nº 8.159/1991 e o Decreto nº 10.278/2020.

A crescente produção de documentos e a necessidade de otimização do espaço físico do arquivo da Câmara tornam imperativa a transição para um modelo digital. A digitalização não apenas resolve a questão do armazenamento, mas também moderniza os trâmites administrativos, agilizando o acesso à informação, aumentando a transparência dos atos do Legislativo e facilitando a pesquisa por parte de cidadãos, servidores e pesquisadores.

A adoção de um sistema de gestão documental eletrônica, com a devida certificação digital, garantirá a autenticidade, a integridade e a validade jurídica dos documentos, em conformidade com os padrões nacionais.

Isso permitirá que, após a digitalização, os documentos físicos que não possuam valor histórico possam ser descartados, seguindo os critérios estabelecidos por uma comissão técnica, liberando espaço e reduzindo custos de manutenção. Ademais, a implementação deste projeto representa um avanço significativo na preservação da memória institucional do Poder Legislativo de Jaraguá do Sul, assegurando que as futuras gerações tenham acesso ao seu legado histórico.

A digitalização é, portanto, um investimento estratégico em eficiência, transparência e cultura. Diante do exposto, contamos com o apoio dos nobres pares para a aprovação deste importante projeto de lei